В Україні триває процес переходу на електронні трудові книжки. Згідно із Законом України«Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», для цього встановлено п’ятирічний перехідний період, який має завершитися до 10 червня 2026 року. Механізм передачі даних регулюється відповідним Порядком подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі, затвердженим постановою Пенсійного фонду України (ПФУ). Оцифрування необхідне для збереження даних про страховий стаж, здобутий до 1 січня 2004 року (після цієї дати стаж фіксується в електронних реєстрах держави автоматично).
Хто має оцифровувати та подавати документи
- Роботодавець: подає відомості щодо працівників, працевлаштованих до літа 2021 року. Після сканування оригінал паперової трудової книжки повертається працівникові на зберігання під підпис.
- Громадянин особисто: подає дані самостійно, якщо трудова книжка перебуває у нього на руках, а також якщо особа є фізичною особою-підприємцем (ФОП), тимчасово не працює, перебуває у декретній відпустці або мобілізована.
Додаткові документи: Окрім трудової книжки, для зарахування окремих періодів до страхового стажу ПФУ може вимагати сканкопії диплома про освіту, військового квитка або свідоцтва про народження дитини.
Технічні вимоги до сканкопій (згідно з вимогами ПФУ)
Заявку можуть відхилити у разі невідповідності технічним вимогам. Документи мають бути підготовлені так:
- Колір: виключно кольорові копії (чорно-білі не приймаються).
- Формат файлів: JPG або PDF.
- Розмір: не більше 1 МБ для кожного окремого файлу.
- Якість: рекомендована роздільна здатність — 300 dpi. Текст, печатки, підписи та всі реквізити документа мають бути чіткими.
- Порядок: скануються лише заповнені сторінки у суворій хронологічній послідовності.
Покроковий алгоритм подання документів онлайн
- Зайдіть на вебпортал електронних послуг ПФУ та авторизуйтеся в особистому кабінеті за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Дія.Підпису або BankID.
- У меню зліва (розділ «Комунікації з ПФУ») оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть необхідні поля електронної форми та надайте згоду на обробку персональних даних.
- Завантажте підготовлені сканкопії документів.
- Натисніть кнопку «Підписати та надіслати до ПФУ».
Розгляд заявки та важливі нюанси
- Відстеження статусу: стан розгляду заявки відображається в особистому кабінеті у розділі «Мої звернення». Перевірка та обробка даних ПФУ можуть тривати кілька місяців. Статус «Виконано» підтверджує успішну фіксацію стажу.
- Відхилення заявки: якщо скани нечіткі або містять помилки, заявку буде відхилено із зазначенням причини. Необхідно виправити недоліки та надіслати документи повторно.
- Зберігання оригіналу: після оцифрування паперова трудова книжка залишається у власника. За бажанням працівника роботодавець зобов’язаний продовжувати вносити до неї записи (про прийняття на роботу, переведення, звільнення) паралельно з електронним обліком.
- Наслідки недотримання дедлайну (10. 06. 2026 року): штрафних санкцій не передбачено, страховий стаж не анулюється. У разі відсутності електронних даних громадянин повинен буде надати паперову трудову книжку безпосередньо під час оформлення пенсійних виплат.
